Kỷ luật là lợi ích và chuyên nghiệp...

[tuanpq]

“Quốc có quốc pháp, gia có gia quy”. Câu nói này từ ngàn xưa đến nay vẫn luôn đúng. Và trong bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào cũng cần phải thế.Hình ảnh dưới đây không lạ: Cậu bé nằm ườn trên giường, liên tục mè nheo, hết đau bụng lại nhức đầu. Cậu cố gắng “đau”, đơn giản là vì muốn nghỉ học một buổi ở nhà chơi cho sướng … Nhưng phải chăng, trong công ty của bạn không hề có chuyện của những cậu bé như thế? “ Có lẽ người Việt Nam vốn tính nông dân. Thói quen này dẫn đến sự thiếu tính kỷ luật ở một số nhà trường và cơ quan”. Kỷ luật chính là xương sống để duy trì hoạt động của công ty. Dù là công ty gia đình, cổ phần hay một đại công ty, ...

Kỷ luật – xương sống của hoạt động công ty

Nếu doanh nghiệp đã tồn tại lâu đời, người chủ có quyền tự hào với bề dày truyền thống của chính công ty mình. Thành công trong quá khứ là niềm khích lệ cho tương lại.

Tuy nhiên, để đi qua chặng đường dài đến hiện tại và tương lai, doanh nghiệp phải được tổ chức tốt, có kỷ luật được tuân thủ. Với doanh nghiệp non trẻ, bước đầu tiên song hành với chiến lược đúng đắn cũng là một từ thoạt nghe quá khô khan: kỷ luật. Như vậy, với công ty, dù ở giai đoạn phát triển nào, đấy vẫn luôn là một trong những vấn đề cốt yếu.

Trở lại với hình ảnh cậu bé (có lẽ quen được nuông chiều) vừa kể trên. Đối với cậu, kỷ luật nhà trường về nếp chuyên cần không phải là điều không tồn tại. Nhưng cậu đã không có một bà mẹ (hoặc ông bố) đủ nghiêm khắc. Vì vậy, cậu được phép “bước qua” các luật lệ, quy định cốt chỉ để thỏa mãn thói lười của mình.

Trong tất cả các nhân viên của công ty, hẳn nhiên sẽ có không chỉ một cậu bé kiểu như vậy tồn tại. Kỷ luật công ty phải là cái thu phục mọi nhân viên nối kết vì sức mạnh chung. Và bởi thế, nó cho phép người lãnh đạo có thể hướng đội ngũ của mình vượt qua được những thách thức.

Ông chủ cũng không được nuông chiều

Công ty Intel Việt Nam là một ví dụ đáng khen để tham khảo. Trong suốt thời gian không ngắn, người ta ngạc nhiên thấy rằng chỉ với vỏn vẹn 13 con người, công ty này đã thực hiện chương trình chuyển giao công nghệ, nối mạng tri thức, phổ cập tin học cho rất nhiều tỉnh, thành trên cả nước.

Ông Thân Trọng Phúc, giám đốc Intel Việt Nam, từng thổ lộ bí quyết: “Đừng nhìn vào số lượng con người, hãy nhìn vào lực lượng mà Intel có thể huy động làm việc được. Đó là mô hình hỗ trợ, phối hợp, nương tựa vào đối tác của mình để cùng nhau quảng bá”.

Giám đốc Intel Việt Nam không có phòng riêng – như mọi nhân viên khác. Đến tổng giám đốc công ty Intel toàn cầu cũng không có chỗ đậu xe riêng, nếu đi muộn cũng phải đậu xe từ xa và cuốc bộ đến nơi làm việc. Câu chuyện này đã được người ngoài nhắc đến với sự ngạc nhiên không giấu giếm. Nhưng ở công ty Intel, dường như đây là điều quá bình thường.

Năm ngoái, trả lời phỏng vấn một tờ báo, chính ông Thân Trọng Phúc đã từng khẳng định: “Một phẩm chất rất quan trọng đối với nhân viên Intel: phải là người trong sạch, không làm những gì lương tâm và kỷ luật công ty không cho phép, và luôn quan tâm đến danh tiếng của công ty”.

Khi ông chủ cũng không được nuông chiều, không là ngoại lệ, phải làm đúng qui định, khi ấy kỷ luật sẽ dễ dàng được nhân viên thông suốt và vui vẻ chấp hành. Bản chất của việc hình thành và thi hành kỷ luật trong tổ chức công ty là để làm việc có hiệu quả. Kỷ luật không thể được vạch ra như một thứ đồ chơi trưng diện, vì điều đó sẽ phá hỏng cấu trúc nội tại của công ty. Cũng chính vì vậy, cái lõi của quy định về kỷ luật là cẩm nang công việc. Không có cẩm nang, việc hành xử sẽ cảm tính và không khách quan.

Cẩm nang cho công việc

Cẩm nang công việc là toàn bộ những quy định liên quan đến hành xử trong công việc. Bản cẩm nang chỉ rõ cách thức tổ chức, mô hình, quan hệ, tiến trình và trách nhiệm cụ thể của từng người, từng bộ phận.

Soạn thảo thành công một bản cẩm nang công việc tốt, nghĩa là đã tạo được một tiền đề vững để vận hành bộ máy. Trong nội dung cẩm nang quy định rõ những gì được làm, không được làm, khen thưởng, xử phạt … Khi bộ máy công ty đã chạy, cứ chiếu theo quy định của cẩm nang để hành xử. Cẩm nang có đúng thì kỷ luật mới sát.

“ Có lẽ người Việt Nam vốn tính nông dân. Thói quen này dẫn đến sự thiếu tính kỷ luật ở một số nhà trường và cơ quan”

(Tạp chí Readers)

Cần phải nhắc lại rằng, xây dựng và ban hành cẩm nang công việc là để làm việc, không phải vì ý thích cho bằng chị bằng em, con gà tức nhau tiếng gáy. Cẩm nang là thực, không phải là danh nghĩa.

Như vây, mỗi công ty, tùy điều kiện cụ thể, sẽ phải xây dựng một cẩm nang công việc riêng. Không nên hiểu cẩm nang hay kỷ luật giống như những quy định cứng nhắc. Đấy còn là điểm tựa để hình thành văn hóa công ty. Và có như vậy mới tạo nên “phần hồn” riêng của mỗi doanh nghiệp.

Dạy con từ thủơ còn thơ …

Với toàn bộ nhân viên trong công ty, điều cần làm đầu tiên trước khi bắt tay vào những công việc chuyên môn cụ thể là học, hiểu để thực hiện đúng cẩm nang công việc.

Làm đúng cẩm nang, sẽ có kỷ luật. Kỷ luật là kết quả của lối quản trị khoa học. Quản trị theo lối khoa học thì việc vận hành chính xác, không thiên lệch. Khi đã có thói quen áp dụng cẩm nang công việc một cách tự giác, mọi nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái, không gò bó trong quá trình làm việc. Quan trọng hơn là họ sẽ có cảm giác gắn bó với công ty mình hơn.

Dĩ nhiên, cũng như mọi thứ khác đặt trong sự phát triển, không thể có một bản cẩm nang hoàn hảo vĩnh viễn. Nó phải luôn được bổ sung, điều chỉnh để cập nhật, không lạc hậu và phát huy hiệu quả. Để tạo ra thuận lợi cho việc hành xử, tất cả các nhân viên đều có quyền phát triển bản cẩm nang. Đó cũng chính là dân chủ trong hoạt động công ty.

Thông thường, khi tuyển dụng nhân viên mới, nhà tuyển dụng đại diện cho công ty cũng đã phải đưa ra các cam kết, thỏa thuận như một phần quan trọng để “đề-pa”. Chấp nhận những cam kết, nhân viên mới sẽ hòa nhập nhanh hơn.

Một tình trạng phổ biến ở nhiều công ty nhỏ và vừa hiện nay là chuyệt “quy định ngầm”. Nhân viên sẽ phải tự lần dò để tìm ra những điều ngầm ẩn này. Và đương nhiên, thỉnh thoảng họ lại “dĩnh bẫy” do thiếu thông tin.

Công ty có thể mất nhân viên tốt do những cái bẫy xuất phát từ sự không minh bạch. Hơn nữa, đó còn là tiền đề để “ma cũ bắt nạt ma mới”. Điều này gây ra nhiều hệ lụy tiêu cực đối với quan hệ nội bộ.

Những quy định ngầm cũng tạo ra một bộ phận gian của các anh Ba, chú Bảy, bác Chín, không có lợi cho hoạt động công ty.

Hiện, một trong những nội dung quan trọng của các cam kết kỷ luật là bảo mật. Nhân viên phải “tuyên thệ” giữ bí mật kinh doanh, quan hệ nội bộ công ty … khi được tuyển dụng. Họ cũng phải cam kết thực hiện nghiêm ngặt các quy định như không tự ý cài các phần mềm lạ, không mang thiết bị có khả năng sao chép, phát tán dữ liệu vào công ty…

Tóm lại, kỷ luật chính là để chia sẻ lợi ích chung. Hướng đến mục tiêu chung này, kỷ luật sẽ tạo ra sự đồng thuận và tâm phục khẩu phục thực hiện từ các nhân viên.

eBrandium.com - Nguồn tin: Theo Thành Đạt