Một số kỹ năng khi sử dụng email

[MagiWall]

Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, việc giao tiếp qua hệ thống Email đã trở nên phổ biến và thuận tiện, giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian, nhất là trong công việc. Chính vì thế mà nó được sử dụng rất rộng rãi, không chỉ để giao dịch, liên lạc với các đối tác bên ngoài mà còn được ứng dụng ngay trong nội bộ công ty.

Đối với ADA chúng ta, việc giao tiếp qua email có thể nói là rất thường xuyên giữa các nhân viên. Tuy nhiên, có một vấn đề đặt ra là, ai trong chúng ta cũng có thể sử dụng email, nhưng sử dụng như thế nào để mang lại hiệu quả cao nhất thì không phải ai cũng biết, nhất là đối với các nhân viên mới.

Nhân đây, tôi sưu tầm và giới thiệu đến các bạn một số kỹ năng khi sử dụng email, nhằm giúp các bạn sử dụng email một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

1. Sử dụng email đúng lúc
Hãy nhớ rằng, email không phải là phương tiện liên lạc cho mọi trường hợp. Hãy sử dụng email trong những trường hợp sau:
- Nội dung liên lạc cần được lưu lại.
- Đối tượng liên lạc không tiện trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp.
- Nội dung trả lời không cần thiết phải tức thì.
- Nội dung email cần phải gửi cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau.
- Nội dung không đòi hỏi việc tranh luận và trao đổi liên tiếp.

2. Cài đặt email chuyên nghiệp
Để email của bạn được đón nhận tốt và có được sự tin tưởng từ cái nhìn đầu tiên, hãy cài đặt ngay:
- Background luôn luôn trắng, hạn chế sử dụng background màu mè.
- Chỉ dùng màu mực đen hoặc xanh đậm.
- Chỉ dùng những font chữ Unicode thông dụng như Arial, Time New Roman, Tahoma
- Không dùng chức năng tô đậm (bold) và viết chữ in (ABC) cho toàn bức thư.
- Luôn cài đặt phần chữ ký (signature) với đầy đủ tên, chức vụ, đơn vị công tác và thông tin liên lạc của bạn.
- Lấy email tên mình, toàn chữ và càng ngắn càng tốt. Tránh lấy những địa chỉ email thiếu chuyên nghiệp và khó nhớ như badboy_sg@, Alaninluv@, Tramy2005@, Tracy_love_u@

3. Quy luật chung cho nội dung email
Thông thường, người đọc email thường có xu hướng đọc rất nhanh và nhấn “reply” ngay khi họ thấy được vấn đề và muốn phản hồi. Điều này dễ dẫn đến việc người đọc bỏ sót thông tin. Do đó, nội dung email phải tuân theo những quy luật sau:
- Mỗi email chỉ viết về 1 vấn đề.
- Không spam mail, hãy nhập địa chỉ email của mỗi người 1 lần.
- Viết thật ngắn gọn, ngôn ngữ thật đơn giản, dễ hiểu.
- Tuyệt đối không viết những ngôn ngữ @ hay sai chính tả như “2day I buy lunch 4 you”, “khách hàng là người iu thích kinh doanh” hay “mún mở lớp muh hôk có jáo viên”
- Cách hàng giữa các ý.
- Sử dụng nhiều gạch đầu dòng (bullets point) hoặc số (numbering) nếu có thể.
- Ở cuối thư, luôn ghi rõ bạn mong đợi điều gì ở người nhận.
- Đọc lại một lần trước khi nhấn “send” để sửa lỗi (rất thường xảy ra vì chúng ta luôn có xu hướng đánh máy rất nhanh khi viết email).

4. Viết Subject (chủ đề) có ý nghĩa
Mỗi ngày nhân viên văn phòng nhận được rất nhiều email, do đó, việc viết subject của email rất quan trọng, nó là yếu tố quyết định email của bạn có được đọc hay không, được đọc trước hay sau và đọc kỹ hay không.
Subject không được quá dài, nhưng phải đủ nghĩa và là tóm tắt cụ thể nhất cho chủ đề của nội dung email. Ví dụ:
- Subject tồi:
- doanh so thang 3 moi
- em gửi anh báo cáo
-...
- Subject tốt:
- Cập nhật Doanh số Tháng 03/2010
- Báo cáo thị trường Quí I/2010
-...
Đối với các email bạn gửi cho nhiều hộp mail khác nhau (yahoo, gmail, hotmail), hoặc hộp mail có đuôi lạ, Subject nên giữ ở tình trạng không dấu và không có các ký tự lạ để tránh trường hợp người nhận không đọc được.
Cũng cần phải nhớ rằng, không bao giờ được bỏ trống tiêu đề email. Bởi việc này cũng kỳ dị giống như bạn đăng một bài báo mà không có tiêu đề.

5. Trình bày rõ ràng
Cho dù email là phương tiện liên lạc không phải là trang trọng, chúng ta luôn phải trình bày rõ ràng để người nhận có thể hiểu rõ nội dung thông tin muốn chuyển tải. Một email tốt luôn được xây dựng trên 4 phần chính cho dù dài ngắn
- Chào: “Dear …” hoặc “Hi …”
- Nhắc đến vấn đề mà mình muốn trao đổi.
- Đưa ra ý kiến hoặc đề nghị của mình.
- Kết thúc thư bằng câu chào như “Regards” hoặc “Your faithfully”.
Nhất là khi email cho khách hàng hoặc cho nhóm đông người thì cần phải cẩn thận hơn với việc trình bày.

6. Hạn chế gửi attachment (file đính kèm)
Mở attachment là một trong những điều mà đa số người nhận mail ghét nhất, do đó, trừ những trường hợp cần thiết, hãy dán nội dung thẳng vào email. Hoặc đối với những attachment quá phức tạp, không thể dán, hãy tóm tắt những con số chính và nội dung email để người xem có thể nắm được sơ bộ tình hình trước khi quyết định có mở attachment ra hay không.
Điều này phải được áp dụng triệt để trong các báo cáo hàng ngày.

7. Vai trò của bạn?
Bạn có thể gửi email cho người khác bằng cách điền địa chỉ email của họ vào 1 trong 3 phần: To, cc và Bcc. Tuy nhiên, mỗi phần phần này đều mang 1 ý nghĩa khác nhau, do đó, hãy cẩn thận khi điền địa chỉ email người nhận. Tương tự, hãy để ý xem địa chỉ email của mình nằm ở đâu khi nhận được email từ người khác
- To : email này gửi trực tiếp cho bạn, đương nhiên bạn đóng vai trò chính trong việc xử lý thông tin. Người gửi mong đợi phản hồi từ bạn.
- Cc : Người gửi muốn bạn biết thông tin này. Tuy nhiên, bạn không cần thiết phải trả lời hoặc không cần thiết phải xử lý những vấn đề được nhắc tới trong nội dung email.
- Bcc : Người gửi muốn bạn biết thông tin này một cách bí mật. Trong trường hợp bạn có muốn đóng góp ý kiến hay phản hồi, bạn cũng không nên click «Reply to all»

8. Trả lời nhanh
Hãy cố gắng trả lời ngay những email nhận được, điều này tỏ ra thiện chí của bạn. Nếu bạn quá bận, chưa thể xử lý ngay email được, có thể trả lời là :
"… Tôi đã nhận được email của bạn, nhưng chưa có thời gian xử lý, tôi sẽ phản hồi nhanh nhất có thể …"
9. Giữ các thông tin liên quan và trong cùng một đầu mối
Hãy cân nhắc khi tạo một email mới, khi bạn email về một vấn đề đã được khởi đầu, hãy email cho đối tác bằng cách «Reply» hoặc «Reply to All» lại các thư trao đổi cũ. Nhờ vào việc này, các đối tác liên quan có thể tham khảo, xem lại các thông tin cũ và bức tranh của cuộc trao đổi được toàn diện hơn.
Nếu bạn liên tiếp tạo các email mới, có thể bạn sẽ tiết kiệm chút thời gian nhưng người nhận sẽ rất khó khăn để tìm lại những thông tin cũ để xem quá trình làm việc của các bên đã đến đâu rồi. Nhất là với một người bận rộn và có nhiều email thì việc này là hoàn toàn không dễ dàng và thoải mái chút nào. Và một tâm trạng không thoải mái như vậy, chắc hẳn sẽ làm giảm nhiệt tình hợp tác của họ.

10. Tỏ ra tôn trọng và tự trọng
- Trước khi nhấn «Reply to All» thay vì «Reply», hãy cân nhắc.
- Trước khi forward email của 1 người cho người khác, hãy hỏi ý của tác giả email đó. Nếu nội dung email yêu cầu bạn làm 1 điều mà bạn không thể, hoặc không đúng chức năng, bạn có thể forward cho người khác theo chức năng của họ để yêu cầu, đề nghị được thực hiện.

Những trường hợp sử dụng email như sau là TUYỆT ĐỐI CẤM KỴ tại Doanh Nghiệp
- Forward email của người/nhóm này cho người/nhóm khác với mục đích trêu trọc hay đùa giỡn.
- Sử dụng email công ty để làm việc riêng, tán dóc.
- Sử dụng email công ty để bàn luận chính trị, nói xấu chế độ.
- Phát tán nội dung đồi trụy, bất hợp pháp.
- Gửi những thông tin rất quan trọng và cơ mật.

Trên đây là một số kỹ năng giúp bạn sử dụng email một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Các thành viên của ADA hãy vận dụng và tạo thói quen sử dụng những kỹ năng này để tạo cho mình tác phong chuyên nghiệp, để công việc đạt hiệu quả cao hơn.